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‌XXXX建设有限公司企业合同管理制度范本

小秘办公文档2024-01-25 07:40 464 浏览
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内容介绍

‌XXXX建设有限公司企业合同管理制度


第一章   总  则

第一条  为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范,保证依法签订、履行、变更和解除合同,最终保障经营活动的顺利进行,依据《 中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定,结合我公司实际情况,特制订本制度。

第二条  本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。

第三条  合同管理应遵循以下原则:

依法签订合同,保证合同的合法性。

切实履行合同,提高合同的履约率。

及时处理合同纠纷,维护公司合法权益。

第四条  公司加强合同管理,指定部门、落实人员专(兼)职负责合同管理工作,建立健全合同管理台帐,完善合同管理制度,提高合同管理水平。


第二章  合同管理部门及职责

第五条 公司对合同实行综合归口、分类专项管理。

办公室是公司合同管理的综合归口部门。

办公室可以提名专职或兼职合同管理人员(以下称合同管理员)并经公司领导批准任命。 

根据业务发展需要,公司可以成立合同管理小组。

第六条  办公室作为公司合同管理的综合归口部门主要职责是:

(一)宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章;

(二)承担直接管理的有关业务工作;

(三)审查合同,防止不完善或不合法的合同出现;

(四)统一管理本公司合同专用章;

(五)制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度;

(六)监督、检查有关部门签订、履行合同的情况,并定期向公司领导汇报;

(七) 建立合同管理台帐, 将正式合同文本准确归档;并及时按要求向上级合同管理部门报送有关台帐和报表等资料;

(八)参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。

第七条  合同管理员职责:

(一)协助合同承办人员依法签订合同,参加重大合同的谈判、起草与签订;

(二)审查合同,防止不完善或不合法的合同出现;

(三)检查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同履行中出现的问题和纠纷;

(四)会同合同承办人员办理有关合同文书,并负责建立合同档案;

(五)制止不符合法律、法规规定的合同行为,并及时向合同管理部门和公司领导报告;

(六)依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;

(七) 建立合同台帐及统计报表,包括:

1、合同签订履行情况台帐;

2、合同变更解除台帐;

3、违约合同登记台帐;

4、合同履行情况进度表;

5、合同签订情况进度表;

第八条       合同承办人员职责

(一)对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究,重点调查考证对方当事人的签约资格和履约能力等;

(二)提请公司合同管理部门审查其经办的合同,检查所签订合同的履行情况,及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题,并同时提出解决问题的意见和建议,必要时也可以直接向公司领导汇报;对所承办的合同负有监督履行责任;

(三)对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时, 应及时向本公司合同管理部门报告, 并会同有关业务部门研究提出解决问题的方法、建议, 同时向领导汇报;

(四)依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;

(五)保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交合同管理机构归档。

第九条   公司合同管理部门负责人、专职或兼职的合同管理员、合同承办人员经公司领导审查批准后,人员组成名单应向上级合同管理部门备案。


第三章  委托授权管理制度

第十条   法人委托制度 

法人委托人的主要职责是:

(一) 在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

(二) 对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

(三) 对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;

(四)对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;

(五)负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

第十一条   被授予“法人委托书”者的条件

(一)必须是本公司生产经营活动中确需签订合同,并具有工作经验的有关人员。

(二)必须经过《中华人民共和国合同法》培训,考试合格,并经工作业绩审查合格者。

(三)能够遵纪守法,执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。

第十二条“法人委托书”的申请程序

(一)凡申请持证者,先由申请部门向信用(合同)管理机构提出申请,填写“参加《合同法》培训人员登记表”。

(二)由信用(合同)管理机构统一组织申请持证者参加工商行政管理部门举办的《合同法》培训班,并参加考试。

(三)考试合格后,申请部门按信用(合同)管理机构要求填写“法人委托书申请审批表”,并对其工作业绩进行考核审查,再经公司人事部门和信用(合同)管理机构审核后报公司法定代表人批准,签章颁发授权证书。

第十三条“法人委托书”的管理

(一)信用(合同)管理机构负责“法人委托书”的申请审核、证件办理,变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作,并为公司归口管理部门。

(二)本公司颁发的签订合同的“法人委托书”,采用由省工商行政管理局统一印制的“法人委托书”文本,在有效期限内可连续使用,但有效期限最长不得超过两年。

(三)凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者,由所在部门向信用(合同)管理机构提出申请,经法定代表人批准,由信用(合同)管理机构具体办理一事一委托的临时“法人委托证明”事宜;未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其他人员一律不得对外签订合同。

(四)凡持有“法人委托书”对外签订合同者,必须严格遵守本公司制定的信用(合同)管理规定和相关的配套制度,做好合同台帐记录,以备考查。

(五) 凡发生下列情况之一者,必须办理变更或核准注销手续:

1、“法人委托书”授权内容变更;

2、证件有效期届满,不再续展;

3、持证人因工作变动,不再对外签约;

4、持证人因调离本公司、退休或死亡;

5、持证人因违反本公司管理制度,情节严重需撤消“持证人”资格;

6、持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证人”资格。

7、经颁发的“法人委托书”如有遗失,持证人应书面向本部门领导报告,并将本部门批示意见送信用(合同)管理机构,由信用(合同)管理机构向法定代表人或信用(合同)管理领导小组报告后,根据情况酌情处理。

8、凡核准注销人员的“法人委托书”证件,由所在部门负责收回交信用(合同)管理机构统一处理。

    第十四条  责任

(一)各部门应加强对持证人的教育和管理,凡发现严重违反本公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动,以及失职、渎职等给公司带来重大损失者,应依法追究责任,同时注销证件。

(二)持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同,如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷,其经济及法律责任由持证人承担。


第四章   合同印章和合同文本管理制度

第十五条   合同专用章制度。

公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章,除各企业的公章外,一律使用公司统一编号的合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可以予以处罚。

第十六条  合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。

第十七条  合同专用章应严格按照授权的范围使用,不准混用、代用或借用。

第十八条  合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

第十九条    签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。

(一)各有关部门的合同专用章由信用(合同)管理机构统一归口管理。信用(合同)管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。

(二)合同专用章的刻制由信用(合同)管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章,凡需刻制合同专用章的部门,必须由申请部门提出书面申请报告,并由主管领导审批签字,同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图,交信用(合同)管理机构审查后统一办理。

(三)凡持有合同专用章的部门,应做到合法使用、专人保管。如遇工作需要,需携带外出,应事先办理借用手续,用后立即归还。

(四)合同专用章不得代用,混用。

(五)凡遇合同专用章遗失,应立即向本部门领导报告,并将本部门批示意见送信用(合同)管理机构备案,在当地市级报纸上刊登遗失声明,办理相关证明材料。

(六)凡遇合同专用章变更,需重新刻制,其申请程序与手续与新申请相同,原合同专用章交还信用(合同)管理机构统一处理。

第二十条 合同文本管理制度

(一)合同文本的管理,应做到规范化、科学化、统一化。

(二)建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。

(三)合同档案还应当包括:合同台帐;合同文本;合同专用章使用登记;授权委托登记;合同学习、培训情况;帮扶情况记录;重合同守信用情况记录;合同纠纷卷宗材料等。

(四)合同档案可实行微机管理,但必须具有机读和文字记载相结合。

(五)合同档案应装订成册,实行一份一档,由专人管理备查。

(六)查阅合同档案需经过批准并进行登记。

第二十一条  合同管理奖惩制度

(一)凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列成绩之一的,对有关部门和人员给予表扬和奖励:

 1、在订立、审查、履行合同过程中,工作认真负责,为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的;

 2、在合同管理工作中做出成绩,被有关部门评为先进的;

 3、在合同管理工作中,提出合理化建议,为本企业增加较大效益,节约较大资金、避免或挽回经济损失的;

4、追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的;

5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。

 (二)凡具有下列情况之一的部门和人员,视其情节轻重给予行政处分,经济赔偿直至追究刑事责任:

1、盲目签订合同,造成损失的;

2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的;

3、工作不负责任,不按合同规定履行义务,进行验收、查询、反馈信息,导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的;

4、工作不负责任,对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情,收受贿赂,给本公司造成损失的;

5、有缔约过失责任的;订立无效合同的;因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的;严重不负责任被欺诈的。

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