‌档案管理制度及流程范本

‌档案管理制度及流程范本

目的：建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。

1、档案定义及审批权限：

1.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

1.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。

1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室

1.4档案分级定义：

1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料

1.4.2二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料

1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料

1.5档案使用审批权限：

1.5.1总经理：审批一级档案使用申请。

1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。

项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。

1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用申请。

1.6行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。

2.1档案分类分级

2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。

2.1.2档案种类包括，但不限于：

2.1.2.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等；

2.1.2.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；

2.1.2.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；

2.1.2.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；

2.1.2.5汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；

2.1.2.6声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；

2.1.2.7题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

2.1.2.8技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。

2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。

2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。

2.1.4.1永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2.1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

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