‌XX公司档案管理流程及制度范本

‌XX公司档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、术语和定义 

3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4、职责

4.1人事行政部

4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；

4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

4.2各职能部门

4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；

4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。

4.3各部门经理

4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4.4人事行政部分管副总/常务副总

4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。

5、工作程序

5.1档案资料的收集

5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。

5.2归档范围及移交时间（见附表一）

5.3档案资料的标识

5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

5.4档案资料的日常管理：

5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

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